Kwaliteit volgens auditor Jan Pepers (SGS):

BEM-circle nr. 4 december 2021

"De lat ligt hoog en dat moet ook"

RecyBEM is ISO-gecertificeerd en stelt diezelfde kwaliteitsstandaard aan de inzamelingsbedrijven en herverwerkingsbedrijven die zich bij de organisatie hebben aangesloten. Wil een ondernemer volwaardig meedraaien in het systeem, dan moet  deze naast de ISO-certificeringeisen 9001:2015 ook voldoen aan aanvullende kwaliteitseisen die RecyBEM stelt. "De lat ligt hoog en dat moet ook", stelt auditor/inspecteur Jan Pepers van SGS, naar eigen zeggen wereldleider op het gebied van  inspectie, controle, analyse en certificering.

Jan Pepers gaat in opdracht van RecyBEM minstens elke drie jaar bij inzamelaars en verwerkers langs om vast te stellen of bedrijven voldoen aan de kwaliteitseisen op gebieden als administratie, uitvoering en procesbeheer en Arbo. Een  belangrijk deel van het werk kan een inzamelingsbedrijf al doen voordat de audit op locatie plaatsvindt, namelijk door alle relevante documenten te verzamelen en met Jan Pepers te delen. "Het gaat om een aantal verplichte documenten die elk bedrijf paraat moet hebben. Hoe completer, hoe beter. Door het proces zo in te richten, is de audit efficiënter en is de administratieve lastendruk lager." 

Checklist voor toetsing

Bij zijn bezoeken, die doorgaans een halve tot een hele dag duren, gaat Pepers zeer systematisch te werk. "We hebben een checklist voor systematische toetsing. Van een bedrijf dat louter vinkjes en plusjes scoort, kan je zeggen: deze  ondernemer heeft de zaken goed voor elkaar. De optelsom van dit alles is kwaliteit: het bedrijf zit goed in elkaar, is zich bewust van eventuele risico's, houdt zich aan de wet- en regelgeving en is stabiel en goed georganiseerd. Er wordt volgens de regels gewerkt, aan alles is gedacht. Kortom: een bedrijf dat het kwaliteitsniveau haalt en zich als professioneel onderdeel van het RecyBEM-systeem in de markt kan presenteren." Waar let Jan Pepers op bij zijn bezoeken? "In het  algemeen: zit er systeem in, is het consistent, is het bedrijf goed georganiseerd? Ik kijk bijvoorbeeld naar orde en netheid. Zit er systeem in het sorteerproces, kijken de keurmeesters naar het profiel en is de opslag netjes gesorteerd?" 

Gestructureerde organisatie

En: wat wordt nog meer beoordeeld? "Een belangrijk onderdeel is het administratieve proces. Hoe worden afspraken met klanten vastgelegd. Kloppen de aantallen die bij het sorteerproces worden vastgesteld. Wij nemen steekproeven in de  administratie om te zien of de aantallen in de administratie kloppen." Pepers kijkt ook naar de archivering, of de backup goed geregeld is en of de medewerkers goed overweg kunnen met de systemen. Een onderdeel dat in de certificering ook aan bod komt is de verzekering. De bedrijven dienen adequaat verzekerd te zijn. Jan Pepers checkt secuur of de polissen in orde zijn en niet alleen met focus op de bedrijfsprocessen. "Ook de zaken rond medewerkers moeten goed geregeld  zijn. Ik wil zien wat het bedrijf heeft geregeld op arbo-gebied en ik kijk naar de resultaten van de risico-inventarisatie en -evaluatie, de RI&E, met de acties die er op genomen zijn. Veilig werken is belangrijk en daarom check ik ook altijd of de  werkomstandigheden goed zijn en of de medewerkers kunnen beschikken over de vereiste persoonlijke beschermingsmiddelen. Ook bedrijfshulpverlening hoort erbij. Als ondernemer moet je dat gewoon goed geregeld hebben." 

Duurzame inzetbaarheid van medewerkers

Goed ondernemerschap, daar gaat het dus om. Vanuit de maatschappelijke verantwoordelijkheid en met het oog op duurzame inzetbaarheid van medewerkers heeft RecyBEM ook eisen gesteld met betrekking tot het personeelsbeleid. Daarom  let Pepers speciaal op de personeelsdossiers, de arbeidscontracten – zijn het nulurencontracten of parttime contracten. "Ik controleer of de medewerkers deugdelijk worden betaald", zegt Pepers die ook let op rechtsvormen en op de  beschikbaarheid van jaarrekeningen. 

Aandacht voor verzekeringen en Arbo 

En? Hoe doen de inzamelaars het volgens Pepers? "Ik denk dat verzekeringen best wat meer aandacht verdienen. Verzekeraars zijn wat voorzichtig geworden – er zijn wat branden geweest. En hoewel de risico's naar mijn idee niet overdreven moeten worden, lijken verzekeraars inzamelaars op de korrel te nemen. Met hoge premies als gevolg. Als je ziet hoe deze bedrijven georganiseerd zijn en er zelfs naast mijn controle ook een specifieke controle is voor brandveiligheid, dan zijn  de RecyBEM-bandeninzamelingsbedrijven een voorbeeld." Naast voldoende verzekerd zijn vindt Pepers ook Arbo, RI&E en het goed opleiden van personeel een aandachtspunt bij sommige bedrijven. Waarde van kwaliteitsstreven Jan Pepers ziet  met zijn uitgebreide ervaring vrij snel waar verbeterpunten liggen. Gele kaarten ('minors') deelt hij geregeld uit en ondernemers krijgen de tijd om zaken aan te passen. " 'Majors' zijn gelukkig zeldzaam, maar als ze voorkomen dan moet een  ondernemer serieus aan de bak om snel te verbeteren. Door de bank genomen merken we in de gesprekken met directie en medewerkers meestal vrij snel dat het met de grote lijn wel goed zit. Bij de meeste bedrijven zijn wij al eerder over de  vloer geweest – zij bouwen voort op de basis die ze eerder hebben gelegd." 

En, belangrijk volgens Pepers: ze zien het belang en de toegevoegde waarde van het kwaliteitsstreven en de certificering. "Sluit je je aan bij RecyBEM, dan hoort dit erbij. Kom je door de check, dan heb je het goed voor elkaar. Niet iedereen  kan erin mee, zo is gebleken. Het aantal inzamelaars dat is aan - gesloten bij RecyBEM is in de loop van de jaren teruggelopen van circa 30 naar ongeveer 20. Kwaliteitszorg en certificering zijn als het ware manieren om het kaf van het koren te scheiden. Een examen. Bedrijven die slagen, die zijn goed en deugdelijk georganiseerd. Fijn om vast te stellen, voor RecyBEM, maar ook voor de ondernemers."